Gestionar proyectos entre equipos grandes y pequeños no es fácil. A veces puede resultar complejo y a menudo es ineficiente. Ahí es donde la solución de gestión de tareas colaborativas Asana espera ayudar. Su objetivo es hacer que el seguimiento de las actividades de trabajo sea más simple, reduciendo la necesidad de correo electrónico y reuniones innecesarias, o – como Asana lo llama – todo ese “trabajo sobre el trabajo”.

Asana fue creada en 2008 por el cofundador de Facebook Dustin Moskovitz y el ingeniero de software Justin Rosenstein después de que vieron la necesidad de coordinar equipos de manera más efectiva dentro de las operaciones de la red social. Pronto se dieron cuenta de que los gigantes de la tecnología no eran las únicas empresas que podían beneficiarse de una mayor eficiencia.

La aplicación es ahora utilizada por 25.000 clientes de pago, incluyendo compañías de varias industrias, desde Uber y Airbnb hasta Spotify, Bed Bath & Beyond e incluso la NASA. Eso es más de 13.000 en 2016.

¿Cómo funciona Asana?

A nivel básico, el software basado en la nube permite a los colegas dentro del espacio de trabajo de Asana de una organización seguir y gestionar el progreso de los proyectos. Por ejemplo, se pueden configurar flujos de trabajo para que los equipos de RRHH gestionen el proceso de incorporación de nuevo personal.

A un nivel más granular, se crean “tareas” para supervisar los componentes individuales de un proyecto más amplio.

Los equipos de usuarios pueden añadir tareas, asignarlas a los miembros del equipo, establecer fechas de vencimiento para su realización, comentar y compartir los documentos pertinentes. Las notificaciones sobre el estado de las tareas -y los plazos que se avecinan- se envían a la bandeja de entrada del usuario.

El software es relativamente fácil de usar en comparación con herramientas de gestión de proyectos más complejas como Trello y Smartsheet y está dirigido a una amplia gama de profesionales de la empresa. El diseño del producto de Asana es una de sus principales fortalezas.

Características y precios

Asana está disponible a través de un navegador web y una aplicación móvil, con soporte tanto para el iOS de Apple -con recientes actualizaciones dirigidas específicamente a iOS 11- como para Android.

Tiene tres opciones de pago: una versión básica y gratuita con acceso limitado a las funciones y niveles Premium y Enterprise de pago.

El nivel gratuito admite hasta 15 miembros de equipo, con acceso a paneles y funciones de búsqueda limitados, así como proyectos de tareas y conversaciones ilimitadas.

El nivel Premium cuesta 9,99 dólares por usuario y mes cuando se factura anualmente y añade características como controles de administración y de inicio de sesión único; también elimina las restricciones de uso de los cuadros de mando y el tamaño del equipo.

El plan Enterprise ofrece controles de administración más avanzados, marca personalizada y soporte en el mismo día. También se añaden funciones de seguridad y protección de datos, como la eliminación de datos y las copias de seguridad interregionales. Los precios, dependiendo de las características que se incluyan, están disponibles bajo petición.

Esos niveles están aproximadamente en línea con los precios de su rival Trello, que también ofrece un plan de precios freemium, que comienza con una opción básica gratuita, un paquete de negocios de nivel medio de 9,99 dólares y un plan empresarial completo.

Asana ya ha lanzado sus primeras integraciones con proveedores de software de terceros y ahora se enlaza con herramientas de productividad como Google Drive, Jira, OneDrive, Dropbox y Slack. Google anunció recientemente que Asana será accesible directamente desde Gmail.